Accueil - Secrétariat Bd - Conseil Departemental des Hautes Alpes H/F - 05

Par voie statutaire (titulaire ou lauréat de concours) ou contractuelle

Le Département des Hautes-Alpes regroupe aujourd'hui plus d'un millier d'agents territoriaux au service du département et de ses citoyens. Il recrute régulièrement des collaboratrices et collaborateurs pour améliorer la qualité du service rendu aux Haut-Alpins.

Le Département des Hautes-Alpes recherche un(e) secrétaire / agent d'accueil.

Accueil physique et téléphonique et diverses tâches administratives sous la responsabilité fonctionnelle de l'assistante de direction
* Accueil physique et téléphonique : bibliothécaires, fournisseurs, prestataires...
* Lecture et distribution des messages adressés à l'adresse électronique de la BD ; gestion des listes de diffusion.
* Participation à la collecte, au classement et à l'archivage des documents et dossiers.
* Suivi de tous types de documents (courriers, rapports, notes, délibérations, compte-rendu de réunions...) en lien avec les différentes activités de la BD (desserte, formation, etc.).
* Enregistrement, classement et distribution des courriers et notes reçus et expédiés

Comptabilité générale et analytique en lien avec l'assistante de direction et le service comptabilité et gestion du PCSS
* Gestion et suivi dans Iparapheur et Grand Angle des bons de commandes, engagements, devis, factures pour la BD : pour les subventions aux tiers

Gestion administrative des subventions
* Gestion du circuit des subventions instruites par la BD en lien avec le guichet unique et la direction : suivi des différentes étapes dans Progos et le nouveau portail des aides.

Gestion administrative de la formation
* Gestion des inscriptions, convocations et attestations de présence aux formations dispensées par la BD, sous la responsabilité fonctionnelle du responsable formation.

Divers
* Mise en forme et diffusion de la newsletter de la BD05 et coordination du groupe de rédacteurs
* Gestion des stocks administratifs (papier, enveloppes) en lien avec l'assistante de direction

Appui potentiel aux missions collectives de la BD05

Conditions et Contraintes d'exercice :

* Organisation du temps de travail : Référence aux différents règlements en vigueur
* Règlement des usages numériques
* Règlement des usages véhicules
* Temps de travail : Règlement Modernisation du Temps de Travail (MOT) et délibération n°7602

Formation à l'habilitation électrique : Non
Formation à la conduite d'engins : Non
Formations spécifiques en lien avec le métier exercé.

Risques Professionnels :
Renvoi Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels (DUERP) de la Collectivité
Unité de travail : Bibliothèque Départementale
Règlement Habillement et Équipements de Protection Individuel (EPI) : Non
Obligation de port de vêtements et équipements de protection individuelle (EPI) : Non