Agent - Agente d'Accueil Standard Courrier et Archivage H/F - 05

GROUPE RIFSEEP : 1
Emplois type et Codes :
USA002A Chargé d'accueil et d'information
ADM003A - Gestionnaire courrier
ADM008A - Chargé de ressources documentaires
LOG002A Gestionnaire logistique des moyens matériels et opérationnels

Activités principales :
Gestion des appels téléphonique de l'accueil physique, du courrier et de l'archivage sur les 3 sites des services de l'état (préfecture, DDT et DDETSPP) et sur différents cycles horaires. Soutien logistique. Soutien informatique. Respect des contraintes du label QualiATE.
Standard :
-Gestion du standard mutualisé des services de l'état dans les Hautes-Alpes, les jours ouvrés, de 8h à 18h, depuis un des 3 sites suivants: Préfecture, DDT et DDETSPP.
-Accueil téléphonique, renseignement des usagers et orientation des appels vers les services métiers.
-Mise à jour de l'annuaire fédéré MUST (partagé avec la préfecture de région).
-Mise à jour des annuaires téléphoniques.
Accueil :
-Réponse aux visiophones et ouverture des portes d'accès sur les différents sites.
-Accueil physique du public durant les heures d'ouverture des services de l'état.
-Accueil physique des participants aux réunions et des prestataires externes.
-Orientation des usagers vers les guichets.
-Pré-accueil des usagers: premier niveau de réponse sur certains sujets métiers, notamment sur les titres de séjour et les suspensions de permis de conduire.
-Prise de rendez-vous pour les usagers.
-Tamponnage des documents administratifs déposés par les collectivités.
Soutien logistique et informatique :
-Gestion et mise à disposition des fournitures de bureau.
-Gestion et remplacement des toners des copieurs.
-Mise à disposition de petits matériels audios, vidéos et informatiques.
-Mise à disposition des pochettes «prise de véhicules» SGCD (DDT - DDETSPP).
-Mise à disposition des badges du distributeur de boissons.
-Mise à jour du site intranet.
Courrier - Archivage :

-Gestion des courriers papiers, électroniques, SVE, recommandés, colis : Tri, enregistrements GEC et mise à disposition.
-Assurer la navette courrier quotidienne (courriers «départ» et «arrivée») entre la DGFIP et les services sous convention: Préfecture, DDI, ARS.
-Administration de l'application de Gestion Électronique de Courriers (GEC).
-Enregistrement et suivi des réclamations et demandes d'informations (démarche QUALIPREF)
-Gestion des bordereaux d'archivage etde la destruction ou du versement.
-Transfert physique et numérique des archives vers les archives départementales.
-Gestion de l'archivage des Actes Administratifs.