Assistant d'Accueil et de Gestion Administrative H/F - Ephisens
- CDD
- Télétravail accepté
- Ephisens
Les missions du poste
LE CABINET
Les 60 collaborateurs d'EPHISENS regroupés sur nos 4 sites des Hautes-Alpes (Briançon, Chabottes, Embrun et Gap) accompagnent plus d'un millier de clients dans leur comptabilité, leur gestion et leur développement.
Ephisens c'est 40 ans de projets, de développement et d'innovation (cabinet entièrement digitalisé) ancré dans des valeurs de satisfaction client et de développement des compétences de nos collaborateurs qui occupent 6 pôles d'expertises métiers : Comptabilité, Social, Juridique, Audit-Conseil, Digital et Fonctions Supports.
Vous êtes au coeur de nos missions à forte valeur ajoutée : Accompagner, Challenger nos clients et nos collaborateurs, Innover, Communiquer !
LE POSTE : MISSION PRINCIPALE
L'équipe Ephisens de Gap recrute un Assistant(e) d'accueil et de gestion administrative (F/H) en CDD de remplacement d'un personnel absent.
Si vous voulez vous épanouir dans un environnement qui concilie performance, accompagnement et bonne humeur, vous êtes au bon endroit !
Votre rôle sera de participer à l'optimisation de l'organisation et des process du Pôle Fonctions Supports et du Pôle Juridique
LE POSTE : ACTIVITES
Activités composant le poste :
- Accueil téléphonique et physique
- Scannérisation des documents clients
- Affectation des dossiers sous la plateforme Pennylane
- Gestion des courriels et courriers - Affranchissement - Tenue des fichiers administratifs
- Gestion des fournitures de bureau
LES COMPETENCES ET APTITUDES :
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook, Teams)
- Gestion administrative (scan, classement, archivage, rédaction de courriers)
- Adaptation, réactivité et anticipation
- Autonomie et prise d'initiative
- Sens du contact et de la relation client
- Travail en équipe
- Organisation et planification
FORMATION INITIALE
Vous êtes titulaire d'un Bac +2 dans la gestion administrative d'entreprise ou l'assistanat de direction
EXPERIENCE
Vous avez une expérience dans des missions de gestion administrative.
L'ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :
La taille humaine de notre Cabinet (60 collaborateurs) nous permet un fonctionnement agile et flexible.
- Environnement de travail collaboratif, participatif (commissions de travail dans lesquelles chacun peut prendre part au développement du cabinet par ses idées et son engagement)
- Cohésion d'équipe : des liens solides entre les collaborateurs se créent grâce à des événements d'équipe réguliers
- Plan de développement des compétences renforcé par des parcours de formation en interne et en externe.
- Process Ressources Humaines tenant compte de vos besoins personnel, familial et de repos (dont la possibilité de travailler sur 4.5 jours : hors post d'accueil)
- Mise à disposition d'une salle de sport / douche au sein du site de Gap
AVANTAGE EPHISENS
Travailler chez nous, c'est rejoindre une équipe qui intervient pour ses clients et non pas pour des dossiers, où l'accompagnement interne et externe est une véritable valeur ajoutée !
Les possibilités d'évolution sont illimitées et votre rémunération à la hauteur de vos valeurs !
Vous avez la possibilité d'adapter vos horaires dans le respect de votre charge de travail.
Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi télétravailler sur un rythme régulier ou occasionnel.
L'apport de nouveaux clients ou la cooptation de nouveaux collaborateurs est gratifié en prime.
Vous bénéficiez de notre mutuelle ALLIANZ, de la carte SWILE pour vos repas.
Les 60 collaborateurs d'EPHISENS regroupés sur nos 4 sites des Hautes-Alpes (Briançon, Chabottes, Embrun et Gap) accompagnent plus d'un millier de clients dans leur comptabilité, leur gestion et leur développement.
Ephisens c'est 40 ans de projets, de développement et d'innovation (cabinet entièrement digitalisé) ancré dans des valeurs de satisfaction client et de développement des compétences de nos collaborateurs qui occupent 6 pôles d'expertises métiers : Comptabilité, Social, Juridique, Audit-Conseil, Digital et Fonctions Supports.
Vous êtes au coeur de nos missions à forte valeur ajoutée : Accompagner, Challenger nos clients et nos collaborateurs, Innover, Communiquer !
LE POSTE : MISSION PRINCIPALE
L'équipe Ephisens de Gap recrute un Assistant(e) d'accueil et de gestion administrative (F/H) en CDD de remplacement d'un personnel absent.
Si vous voulez vous épanouir dans un environnement qui concilie performance, accompagnement et bonne humeur, vous êtes au bon endroit !
Votre rôle sera de participer à l'optimisation de l'organisation et des process du Pôle Fonctions Supports et du Pôle Juridique
LE POSTE : ACTIVITES
Activités composant le poste :
- Accueil téléphonique et physique
- Scannérisation des documents clients
- Affectation des dossiers sous la plateforme Pennylane
- Gestion des courriels et courriers - Affranchissement - Tenue des fichiers administratifs
- Gestion des fournitures de bureau
LES COMPETENCES ET APTITUDES :
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook, Teams)
- Gestion administrative (scan, classement, archivage, rédaction de courriers)
- Adaptation, réactivité et anticipation
- Autonomie et prise d'initiative
- Sens du contact et de la relation client
- Travail en équipe
- Organisation et planification
FORMATION INITIALE
Vous êtes titulaire d'un Bac +2 dans la gestion administrative d'entreprise ou l'assistanat de direction
EXPERIENCE
Vous avez une expérience dans des missions de gestion administrative.
L'ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :
La taille humaine de notre Cabinet (60 collaborateurs) nous permet un fonctionnement agile et flexible.
- Environnement de travail collaboratif, participatif (commissions de travail dans lesquelles chacun peut prendre part au développement du cabinet par ses idées et son engagement)
- Cohésion d'équipe : des liens solides entre les collaborateurs se créent grâce à des événements d'équipe réguliers
- Plan de développement des compétences renforcé par des parcours de formation en interne et en externe.
- Process Ressources Humaines tenant compte de vos besoins personnel, familial et de repos (dont la possibilité de travailler sur 4.5 jours : hors post d'accueil)
- Mise à disposition d'une salle de sport / douche au sein du site de Gap
AVANTAGE EPHISENS
Travailler chez nous, c'est rejoindre une équipe qui intervient pour ses clients et non pas pour des dossiers, où l'accompagnement interne et externe est une véritable valeur ajoutée !
Les possibilités d'évolution sont illimitées et votre rémunération à la hauteur de vos valeurs !
Vous avez la possibilité d'adapter vos horaires dans le respect de votre charge de travail.
Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi télétravailler sur un rythme régulier ou occasionnel.
L'apport de nouveaux clients ou la cooptation de nouveaux collaborateurs est gratifié en prime.
Vous bénéficiez de notre mutuelle ALLIANZ, de la carte SWILE pour vos repas.
Le profil recherché
Experience: 2 An(s)
Compétences: Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,Bureautique et outils collaboratifs,Environnement administratif, institutionnel et politique,Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Guide des bonnes pratiques de l'organisation,Méthode de classement et d'archivage,Normes rédactionnelles,Planification des tâches et gestion des priorités,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Techniques de secrétariat,Titre professionnel employé administratif et d'accueil,Utilisation de logiciels spécialisés,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la confidentialité des données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Corriger et mettre en forme un document,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Gérer les réservations de salles et de matériel,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Mettre à jour un dossier, une base de données,Mettre en forme un document,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Organiser le traitement des commandes,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Réaliser des travaux de reprographie,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée,Veiller au respect des échéances administratives,Veiller au respect des procédures et réglementations en vigueur,secrétariat juridique
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités comptables
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Compétences: Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,Bureautique et outils collaboratifs,Environnement administratif, institutionnel et politique,Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Guide des bonnes pratiques de l'organisation,Méthode de classement et d'archivage,Normes rédactionnelles,Planification des tâches et gestion des priorités,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Techniques de secrétariat,Titre professionnel employé administratif et d'accueil,Utilisation de logiciels spécialisés,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la confidentialité des données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Corriger et mettre en forme un document,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Gérer les réservations de salles et de matériel,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Mettre à jour un dossier, une base de données,Mettre en forme un document,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Organiser le traitement des commandes,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Réaliser des travaux de reprographie,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée,Veiller au respect des échéances administratives,Veiller au respect des procédures et réglementations en vigueur,secrétariat juridique
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités comptables
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Compétences requises
- Outlook
- Gestion de l'emploi du temps
- TEAMS
- Sens du relationnel
- Travail en équipe
- Logiciels bureautiques
- Autonomie
- Excel
- Relation client
- Word
- Pro-activité
- Traitement du courrier
- Permanence téléphonique
- Réactivité
- Rédaction de courriers