Assistant de Direction H/F - la Cinematheque d Images de Montagne

L'assistant de direction accompagnera la directrice dans la gestion administrative et financière de la Cinémathèque. Il travaillera à partir des consignes et des orientations définies par la directrice, sous son autorité.

COMPTABILITE ET GESTION FINANCIERE
Préparer les devis et les factures sur les indications de la directrice.
Classer et suivre les pièces comptables, transmettre les documents au comptable.
Préparer les éléments demandés par la directrice pour les clôtures annuelles.

GESTION DU PERSONNEL
Assurer le suivi administratif des salariés sur les indications de la directrice.
Préparer les documents liés aux contrats, mutuelles, entrées et sorties.
Préparer les éléments de paie.
Suivre les congés, absences et formations.
Préparer les plannings en lien avec la directrice et l'équipe.

GESTION DE LA LOCATION DE LA SALLE
Préparer les devis et les factures sur les indications de la directrice.
Organiser les visites des clients sur les indications de la directrice.
Assurer le suivi administratif des locations.
Assurer ponctuellement des permanences lors des locations.

GESTION ADMINISTRATIVE COURANTE
Traiter les mails et les appels téléphoniques.
Répondre aux demandes courantes dans le cadre défini par la directrice.
Classer et archiver les documents.
Mettre à jour le site internet avec les informations validées par la directrice.

GESTION DES SUBVENTIONS
Préparer les dossiers de demandes de subventions avec la directrice.
Rassembler les informations et documents nécessaires.
Effectuer les démarches administratives et assurer le suivi des dossiers.
Préparer les bilans et documents demandés par les financeurs.
Suivre les échéances et les versements.

GESTION DU BATIMENT
Suivre les contrôles, contrats de maintenance et obligations réglementaires.
Tenir à jour les documents et échéanciers.
Préparer les documents nécessaires aux commissions de sécurité.
Informer la directrice des échéances et des demandes reçues.

VIE ASSOCIATIVE
Préparer, avec la directrice, les conseils d'administration et les assemblées générales.
Préparer les convocations, les dossiers et rédiger les comptes rendus.
Participer à la préparation du rapport d'activités et du rapport financier annuels, sous la responsabilité de la directrice.

ACCUEIL DU PUBLIC A LA CINEMATHEQUE

La cinémathèque reçoit du public plusieurs jours par semaine en proposant des séances de cinéma, la visite de son exposition, la réalité virtuelle, la vente de boissons au bar.
La personne recrutée devra participer, avec les autres salariés, à l'accueil et à l'information du public, à la gestion de la billetterie, à la vente de boissons au bar.

Le permis est obligatoire dans le cadre du poste. Des déplacements ponctuels sont à prévoir.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités

Langues: Anglais exigé

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Distribution de films cinématographiques

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Anglais
• Rédaction de rapports d'activité
• Archivage des données
• Gestion des ressources financières
• Facturation
• Gestion du personnel
• Paie
• Réactivité