Assistant - Sdis des Hautes Alpes H/F - Services départementaux d'incendie et de secours

Placé sous l'autorité du chef de service formation-sport, l'assistant (e) exercera ses fonctions à l'État-major des Hautes-Alpes, à GAP.

Missions exercées :

1 : Assurer le secrétariat du service formation-sport
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du service.
- Élaborer et assurer le suivi des bons de commande.
- Gérer les parapheurs (envoi et archivage des courriers).
- Gérer les formations aux permis de conduire
- Assurer le suivi financier des formateurs intervenant pour le SDIS.
- Assurer l'archivage réglementaire du service
- Effectuer les réservations d'hébergement au CIS de Gap, gérer les salles affectées à l'état-major.
- Participer à l'organisation des manifestations statutaires de l'établissement (PSSP, cross).
- Gérer les commandes de repas du site de Gap

2. : Gérer les formations organisées en dehors du SDIS 05 (CNFPT, ENSOSP, ECASC, autres SIS)
- Traiter les demandes de formation.
- Gérer les conventions avec les partenaires.
- Assurer les inscriptions des stagiaires, établir et transmettre les convocations.
- Centraliser les procès-verbaux, informer les agents.
- Transmettre les diplômes et attestations aux agents et aux services concernés.

3. : Suivre les conventions de formation des sapeurs-pompiers volontaires
- Gérer les demandes d'autorisation et le suivi des heures de formation en convention.
- Envoyer les attestations de présence aux employeurs.

4. : Alimenter les applications métiers FORSYS 2 et WEBACT
- Clôturer les stages.
- Mettre à jour les dossiers des agents.
- Convoquer les agents et rédiger ponctuellement des états de présence et les procès-verbaux.
- Saisir dans WEBACT les heures de formation réalisées.
- Contrôler la position administrative des agents sur les actions de formation.

5. : Assurer la gestion des formations après la commission d'attribution des diplômes
- Envoyer les résultats.
- Indemniser les SPV en formation.
- Éditer et transmettre les attestations, titres et diplômes.
- Scanner les portfolios.
- Transmettre les portfolios aux chefs de CIS.

Qualités (Je suis):
- Doté(e) d'un bon sens de l'organisation et de la gestion des priorités.
- Rigoureux(se), fiable dans le suivi des dossiers et des archives.
- Autonome tout en ayant un réel esprit de travail en équipe.
- Discret(ète), respectueux(se) de la confidentialité, avec un sens affirmé des responsabilités.
- À l'aise dans la communication orale et écrite, avec d'excellentes qualités relationnelles et un fort sens du service, y compris avec les partenaires extérieurs au SDIS.
- Réactif(ve), adaptable, disponible, avec une bonne gestion du stress et une excellente maîtrise de soi.

Compétences (je suis capable)
- Rédiger avec aisance courriers, conventions, convocations, procès-verbaux et états de présence.
- Assurer la gestion administrative complète de la formation (dossiers, conventions, convocations, archives, diplômes, indemnisations).
- Suivre et appliquer des procédures réglementaires.
- Réaliser un suivi financier (indemnisation, suivi des formateurs(trices), frais de formation, commandes).
- Organiser et ajuster plannings, réservations, manifestations et logistique en fonction des contraintes et imprévus.

Connaissances (je sais) :
- Connaissances de base de l'organisation de la sécurité civile, des collectivités territoriales, du volontariat et du contexte départemental.
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques, des applications métiers (FORSYS 2, WEBACT, plateformes de formation) et de la téléphonie.
- Connaissance des procédures réglementaires liées à la formation (conventions SPV, diplômes, dispositifs de formation).

• Sens du relationnel
• Travail en équipe
• Analyse des performances financières historiques
• Logiciels bureautiques
• Gestion du stress
• Rigueur et méthode
• Réalisation de portfolios
• Réactivité