Assistant de la Directrice du Cabinet du Préfet H/F - Prefecture de Departement Hautes-Alpes
- CDD
- Prefecture de Departement Hautes-Alpes
Les missions du poste
Auprès de la directrice de cabinet du préfet, vous assurerez les missions suivantes :
- Gestion de l'agenda
- Accueil téléphonique
- Organisation des déplacements
- Gestion du courrier et des fournitures
- Saisie et mise en forme de notes et correspondances
- Rédaction et envoi d'invitations
- Suivi du budget de la résidence et des frais de représentation
Par ailleurs, dans le cadre de la continuité du service, vous assurerez la suppléance de l'assistant du préfet et de l'assistante du secrétaire général lors de leurs absences.
Liaisons hiérarchiques : directrice de cabinet, secrétaire général, secrétaire générale adjointe, préfet.
Travail en relation avec les secrétariats particuliers, les autres services de la préfecture, les autres services de l'Etat et les élus
Poste à pourvoir en octobre
Le profil recherché
Experience: 1 An(s) - Secrétariat
Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la confidentialité des données,Organiser des déplacements professionnels,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,discrétion,disponibilité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la confidentialité des données,Organiser des déplacements professionnels,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,discrétion,disponibilité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Compétences requises
- Gestion de l'emploi du temps
- Traitement du courrier