Assistant de Gestion Administrative et Financière H/F - Greta-Cfa Alpes Provence

Le GRETA-CFA ALPES PROVENCE recherche sa ou son assistant(e) de gestion administrative et financière pour un renfort.

Vous aimez le travail administratif rigoureux et souhaitez intégrer une structure publique au service de la formation professionnelle des jeunes et des adultes, ce poste est fait pour vous !

Au sein du service commun du GRETA-CFA ALPES PROVENCE composé d'une dizaine de personnes à de l'antenne de Verdun située à Gap, les missions principales de l'assistant(e) de gestion administrative et financière sont d'assurer la contractualisation et la facturation des contrats conclus par le GRETA-CFA ALPES PROVENCE (apprentissage, contrats de professionnalisation etc.).

Au sein d'une équipe de 3 personnes dont deux autre assistant de gestion, vous êtes en charge de la bonne gestion administrative et la facturation des contrats des apprentis ou stagiaires des formations du Greta-Cfa Alpes Provence, situés dans tous les établissements scolaires et les antennes de la structure, dans le 04 et le 05.

Les missions principales du poste sont :
La gestion des contrats et le suivi des contrats (apprentissage, contrats de professionnalisation etc.) via YPAREO, le logiciel de gestion de la formation
La vérification de la cohérence entre les niveaux de prises en charge des OPCO et le logiciel YPAREO
La facturation des contrats auprès des OPCO via YPAREO
La vérification de la conformité des dossiers traités
Le suivi des encaissements

ACTIVITÉS PRINCIPALES ET TÂCHES ASSOCIÉES : l'assistant(e) de gestion a pour mission la création des contrats et la facturation desdits contrats, en binôme avec son collègue.

Création des contrats dans YPAREO
Saisir les contrats et les conventions des apprentis des formations dédiées dans YPAREO et les mettre dans le circuit de signature de manière dématérialisée
Saisir les conventions des autres contrats en alternance (CPRO, CPROA)
Vérifier la conformité réglementaire des contrats d'apprentissage élaborés en fonction des informations données par les chargés de relations entreprises
Gérer les échéanciers dans YPAREO et effectuer les relances nécessaires
Éditer les factures et les certificats de réalisation via le logiciel YPAREO
Déposer les factures sur les sites des différents OPCO et traiter les retours des OPCO pour corriger les contrats et obtenir la prise en charge (PEC)
Effectuer l'enregistrement des encaissements
Effectuer les relances et le contentieux
Éditer les ordres de recettes et générer les créances via OPALE après validation par la secrétaire générale

Elaboration et renseignement des tableaux de suivi du service
Renseigner les tableaux de suivi inhérents à l'activité et contrôle les données saisies

Gestion de l'information - Classement - Archivage
Rechercher et diffuser les informations
Constituer les dossiers des apprentis et vérifier la complétude du dossier pour le paiement de la facture
Trier, classer et archiver les documents de manière dématérialisée

Démarche qualité
Contribuer à la mise en oeuvre de la démarche qualité au sein du service
Proposer et utiliser les procédures du service

Contrat du 05/06/2026 au 31/08/2026
Lieu Gap

Experience: 12 Mois

Compétences: Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc),Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux,Mettre à jour un dossier, une base de données,Réaliser la gestion administrative des contrats,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).

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