Assistant Administratif - Cc du Sisteronais-Buech H/F - 05

La CCSB a été créée le 1er janvier 2017 par la fusion de 7 intercommunalités. Elle se compose de 60 communes situées entre les Alpes de Haute-Provence, les Hautes-Alpes et la Drome. Elle compte 25.000 habitants.
Les services généraux de la CCSB sont géographiquement répartis en 5 pôles. La CCSB gère par ailleurs différents services (agences postales, déchetteries, maisons de services au publics) également répartis sur le territoire.

ACTIVITES PRINCIPALES
Secrétariat :
Back office le matin (hors public et enseignants) permettant de :
o Relever et traiter journalièrement le courrier postal - interne et des mails,
o Gérer l'agenda de la direction,
o Réceptionner les appels téléphoniques, venues des services supports et livraisons diverses,
o Travailler sur des dossiers de fond : Facturation, actions de communication, convocation et
comptes rendus des diverses instances de concertation, organisation des cérémonies officielles,
suivi RH, suivi logistique, parc instrumental, assurance, formations, inscriptions et emplois du
temps, relations avec les établissements scolaires, mise à jour régulière des statistiques, suivi des
conventions).

Accueil / information :
o Echanger avec les enseignants et les usagers,
o Saisir les données dans le logiciel de scolarité DUONET,
o Relayer les besoins en petite logistique.

Documents structurants :
o Participer à la mise en oeuvre du projet d'établissement et à son bilan,
o Veiller à la mise en application des règlements : intérieur - du conseil d'établissement - des
études,
o Vérifier la bonne complétude des demandes avant de les soumettre à la signature,
o Classer les informations dans un seul endroit du commun Z.

ACTIVITES SECONDAIRES :
Remplacement ponctuel possible dans d'autres services en cas de nécessité.

MOYENS ET CONDITIONS D'EXERCICE
Moyens (humains, matériels, financiers) mis à disposition :
o Matériel bureautique portatif adapté aux déplacements,
o Bureau,
o Véhicule de service ou défraiement pour les déplacements sur le territoire de la CCSB selon
règlement RH.

Conditions et contraintes d'exercice :
o Horaires de travail réguliers étendus sur la journée avec un pic d'activité l'après-midi et le soir
ainsi que durant la journée du mercredi. Emploi du temps et congés définis par la direction en
fonction des nécessités de service et de sa bonne continuité,
o Permanences hebdomadaires sur l'ensemble des sites,
o Agent intervenant en multisites (déplacements ponctuels possibles en fonction des projets
pédagogiques ou culturels de l'établissement),
o Disponibilité à l'égard de la direction,
o Continuité de service à assurer entre les deux assistantes (horaires et congés),
o Travail en bureau itinérant au sein d'un même site ou de plusieurs sites attenants à l'école de
musique intercommunale,
o Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.