Secrétaire des Assemblées - Commune du Passage d'Agen H/F - 05

Sous l'autorité de la Direction Générale des services, vous assurez le secrétariat des assemblées et veiller au bon déroulement des instances de la Ville.

Avant la séance :
Proposer une programmation des séances avec un calendrier détaillé
Participer activement à la préparation et au suivi des dossiers des instances : constitution et planification des ordres du jour, contrôle de régularité des dossiers présentés et des délibérations
Rédaction des dossiers et délibérations récurrents
Effectuer la convocation des élus via l'outil de télétransmission
Suivi des pouvoirs et du quorum et préparation des feuilles de présence
Préparation des bulletins et procès-verbaux des votes éventuels (essentiellement en début de mandature mais également sur certains conseils)
Suivi de la mise en ligne de l'ordre du jour sur le site internet de la Ville
Affichage de la convocation et l'ordre du jour et inscription sur registre d'affichage
Participation à la mise en place d'un système d'enregistrement pour le Conseil municipal

Pendant la séance :
Préparation de la salle
Enregistrement de la séance
Assistance aux Élus (sur les tablettes ou autres motifs) ;
Gestion de la présence des Élus (pouvoirs) ;
Prise de notes et gestion des votes lors de la mise en place des commissions (bulletins, PV, aide aux secrétaires)
Suivi des votes des délibérations.

Après la séance :
Rédaction des comptes rendus et des procès-verbaux
Finalisation des délibérations
Transmission au contrôle de légalité par télétransmission
Récupération des délibérations comportant le n° d'identification et le tampon de la Préfecture
Récupération des bordereaux d'acquittement
Préparation des documents au visa des Élus
Publication des délibérations et annexes sur le site de la Ville et gestion de l'envoi vers les services pour suite à donner

Autres missions :
Assurer le tri et la diffusion du courrier de la Ville et du CCAS
Assurer la gestion de la messagerie de la Mairie et assurer la diffusion des courriels aux services
Participer à la réflexion de la mise en place d'une GED (gestion électronique des documents)
Gestion du planning de réservation des salles de la Mairie
Assurer l'instruction et le suivi des arrêtés transmis par les services jusqu'à leur affichage et leur envoi au contrôle de légalité
Elaborer des tableaux de bord, des outils de suivi, des rétro plannings, etc.
Veille juridique relative au fonctionnement des assemblées